城市水资源与水环境国家重点实验室会议室管理与使用制度（2016更新）

城市水资源与水环境国家重点实验室拥有各类会议室。为了加强会议室的管理，保证各类会议的顺利召开及规范有序的使用，提高会议室的利用率，为师生提供更好的服务，特制定会议室管理规定，请广大师生参照执行。

一、实验室会议室类型及使用制度

1、实验室拥有八个会议室，按功能分为三类：

（1）报告厅：613报告厅、612报告厅

（2）会议室： 609会议室、610会议室、611会议室

（3）讨论室：221、421、521

2、会议室管理由实验室办公室负责，包括使用登记、调度等相关事宜，未经相关部门人员允许任何人不得擅自使用。

3、会议室使用期间，需自觉保持会议室卫生，禁止吸烟，禁止乱扔纸屑，保持室内清洁。

4、参会人员应爱护会议室内的公共设施，损坏或丢失物品一律需要赔偿，赔偿方式及赔偿金额由实验室决定。任何部门和个人未经办公室会议室管理人员同意，不得将会议室的各种设施（包括多媒体设备、桌椅等）拿出会议室或转做他用。

5、会议室使用结束后，使用人员需进行必要的检查，必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源，特别注意将遥控器放回原位。关好门窗和切断会议室内全部设备的电源，切实做好会议室的安全工作。如因会议人员造成的损失将由当事人负责。

6、会议室使用后，如发现设备故障或公物损坏应及时与办公室管理人员进行报告，及时维修，确保其他会议的准时进行。

7、会议室日常卫生由楼内保洁负责，每天负责清扫。在组织大型活动或培训期间，活动的组织者需负责维护会议室的卫生。

二、会议室借用方法与使用程序

1、会议室使用实行提前预约制度。为避免会议发生冲突，相关人员（部门）使用会议室，须提前1-3天到哈宜楼314办公室预约登记，以便统一安排。预约登记时需要填写《会议室使用登记单》一式两份，一份办公室留存，一份提交给六楼保洁员。

临时召开的紧急会议需用会议室时，要及时向314办公室提出申请并在会后进行补办相关登记。如无特殊情况，根据预约登记先后顺序为准安排会议室。

2、申请使用会议室时，需明确使用时间、参加会议人数及会议内容等，如有需办公室协办的事项请提前注明，办公室可根据实际情况做好相关准备工作。如需使用会议室的设备，应在预约时向办公室说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。

3、会议结束后，使用人员需填写本会议室内的《会议室使用登记明细表》（在主机箱上），准确的记录进入、离开时间及其它相关信息，以便出现任何情况会议室管理人员与之联系。

三、会议室有偿使用方法与程序

1、有偿使用条件和类型

（1）会议室使用所涉及的活动与实验室日常运行无关，实验室按全额收取会议室使用费；

（2）实验室固定成员使用会议室，组织各类会议或活动，但会议非实验室主办或承办，费用优惠30%-50%。

（3）实验室固定成员使用会议室，协助实验室组织各类会议或活动(会议主办单位是重点实验室)，会议室使用不收费。但组织者需负担会议期间工作人员的加班费及办公室清扫费用。

2、会议室收费标准

会议室收费标准间附表1。

3、会议室租用方法

（1）会议室租用人员请到实验室网站（http://waterlab.hit.edu.cn/）下载《会议室租赁合同》，填写完整、并附会议通知及会议相关材料后交到109办公室。申请表需要在会议室使用至少1月前提交。

（2）租用会议室需经实验室主任办公会批准，获批后会通知使用者本人，并通知使用人按要求缴费。

(3)请在会议室使用前一周将会议室使用费交到实验室。

本管理与使用制度即日起施行。

会议室管理联系人：

王莎莎 （314室86283787、15045025539）

吴洁（319室86286800、15546468916）

城市水资源与水环境国家重点实验室

2016年5月18日

附件：   

会议室使用收费标准.docx

会议室借用使用流程图.docx