城市水资源与水环境国家重点实验室会议室管理与使用制度

 

2015年6月

　　目前，城市水资源与水环境国家重点实验室各类会议室已经建设完成，已开始为实验室开展各类活动服务。为了更好的发挥会议室的功能，为老师提供更好的服务和办公环境，使实验室的管理更加规范，特制定本制度，请广大教师参照执行。

　　一、实验室会议室类型及使用基本原则

　　1、实验室会议室类型:本管理办法所涉及的会议室包括以下三类，9个不同功能会议室。

　　（1）报告厅：613报告厅、612报告厅

　　（2）会议室： 608会议室、609会议室、610会议室、611会议室

　　（3）讨论室：221、421、521

　　2、会议室管理由实验室办公室后勤保障部负责，包括使用登记与调度、设备维护等相关事宜，未经后勤保障部允许任何人不得擅自使用。

　　3、会议室使用期间，需自觉保持会议室卫生，禁止吸烟，禁止乱扔纸屑，保持室内清洁。不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。

　　4、与会人员要爱护会议室内的公共设施，损坏赔偿（赔偿方法及赔偿金额另议），任何部门和个人未经办公室会议室管理人员同意，不得将会议室的各种设施拿出会议室或转做他用。

　　5、会议室使用结束后，使用人应进行必要的检查，关闭会议室内各种电器设备的电源，特别注意必须等待投影仪散热，指示灯变红后方可切断电源，关好门窗。

　　6、会议室使用后应及时与办公室管理人员进行交接工作。如发现设备故障或公物损坏及时报至办公室，及时维修，确保其他会议的准时进行。

　　7、会议室日常卫生由楼内保洁负责，每天早晨负责打扫。在组织大型活动或培训期间，活动的组织者需临时负责会议室卫生。

　　二、会议室借用方法与程序

　　1、会议室使用实行提前预约制度。为避免会议发生冲突，相关人员（部门）使用会议室，须提前3-5天到哈宜楼314办公室预约登记，以便统一安排。

　　临时召开的紧急会议需用会议室时，要及时向314办公室提出申请并在会后进行补办相关登记。如无特殊情况，根据预约登记先后为准，本着先到先得原则安排会议室。

　　2、各部门申请使用会议室时，需明确使用时间、参加会议人数及会议内容等，如有需办公室协办的事项请提前注明，办公室可根据实际情况做好相关准备工作。如需使用会议室的设备，应在预约时向办公室说明，以便提前准备，确保会议顺利进行。 

　　3、在会议室使用前1天，使用人员到314办公室领取会议室钥匙，并在使用完后，及时归还。

　　三、会议室有偿使用方法与程序

　　1、有偿使用条件和类型

　　（1）会议室使用所涉及的活动与实验室日常运行无关，实验室按全额收取会议室使用费；

　　（2）实验室固定成员使用会议室，组织各类会议或活动，但会议非实验室主办或承办，费用优惠30%-50%。

　　（3）实验室固定成员使用会议室，协助实验室组织各类会议或活动(会议主办单位是重点实验室)，会议室使用不收费。但组织者需负担会议期间工作人员的加班费及办公室清扫费用。

　　2、会议室收费标准

　　会议室收费标准间附表1。

　　3、会议室租用方法

　　（1）会议室租用人员请到实验室网站（http://waterlab.hit.edu.cn/）下载《会议室租赁合同》，填写完整、并附会议通知及会议相关材料后交到314办公室。申请表需要在会议室使用至少1月前提交。

　　（2）租用会议室需经实验室主任办公会批准，获批后会通知使用者本人，并通知使用人按要求缴费。

 　　(3)请在会议室使用前一周将会议室使用费交到实验室。

　　本制度自2015年7月1日起施行。

　　会议室管理联系人：王莎莎

　　电话：86283787  15045025539

 

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　城市水资源与水环境国家重点实验室

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　2015年6月

 

 

附件1：会议室使用收费标准

附件2：会议室租赁合同